چابک سازی سازمان و چرا ها

http://blog.irscrum.com/wp-content/uploads/2010/05/agile.jpg?w=592طی درخواست یکی از مدیران شرکت توسعه نرم افزار پ .س (اسم نبردم شاید علاقمند نباشند) در مورد امکان مشاوره و مربی گری Agile بنده برای آن شرکت , 3 سوال اساسی توسط ایشان مطرح گردید که در این پست قصد طرح و جواب دادن این سوالات را دارم  . به این دلیل که شاید دیگر مدیران و یا اشخاص که علاقمند به دانستن و آشنایی با این مسئله باشند این جواب به صورت سرگشاده ارائه گردید .

سوالات مطرح شده به قرار زیر می باشد :

  • یک سازمان چه پیش فرض ها و نیازمندی هایی برای Agile شدن نیازدارد؟
  • برنامه من برای Agile کردن سازمان چیست ؟
  • عواید و منافع این کار برای سازمان چه چیز می باشد و چگونه می توان آن را اندازه گرفت؟

امیدوارم که حق مطلب را به جا آورده باشم و سوالات را عین پرسش مدیر گرامی مطرح کرده باشم . به دلیل اینکه سوالات به هم ربط دار می باشند همه آنها را به صورت یکجا و کلی جواب خواهم داد و در خواست من این خواهد بود که  اگر نوشته بنده جوابگو سوالات نبود تذکری داده شود تا کمی واضح تر و ریزتر جواب داده شود .

http://blog.irscrum.com/wp-content/uploads/2010/05/a305-distributed-agile-development.jpg?w=280خوب بیان این مسئله و جواب سوال , ” برای اینکه Agile بشویم چه چیز می خواهد”  در واقع بسیار سخت و مشکل می باشد بدلیل اینکه شرایط از هر تیم به تیم دیگر متفاوت خواهد بود و نمی توان یک نسخه واحد پیچید . ولی می توان گفت که Agile شدن برای تیم ها سختی و راحتی خواهد داشت . یعنی اینکه یک تیم با شرایط راحت تر و کم هزینه تر خواهد توانست Agile شود و یک تیم سخت و پر هزینه تر Agile خواهد شد . پس می توان گفت همه تیم ها و سازمان ها  شاید  توانایی Agile شدن را خواهند داشت ولی با درجه سختی متفاوت .

خوب شاید سوال کنید که این درجه سختی را چگونه می توان تعیین کرد . این درجه سختی را نمی توان جز با بررسی و ارزیابی  سازمان و اعضای سازمان تعیین کرد . باید تمام سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد و بعد از ارزیابی می توان گفت که سازمان در چه وضعی است . در ارزیابی مهمترین مسئله توانایی و زمان Agile شدن است .

برای درک مسئله بهتر است یک مثال زده شود . فرض کنید بنده در تلویزیون مسابقه دو (دوندگی) را می بینم و مشاهده می کنم که به فرد برنده 400 میلیون دلار جایزه می دهند . با توجه به جایزه خوب وسوسه می شوم فردا در دوی مارتن شرکت کنم ولی بدون آمادگی و ارزیابی توانایی ها و ظرفیت های خودم . زمان مسابقه چند صد متر ندویده خسته می شوم و خواهم ماند . در این حالت دو حالت خواهم داشت :1- خواهم توانست تا به خانه برگردم و از دیدن مسابقه در تلویزیون لذت ببرم  2- ایست قلبی می کنم  و خداحافظ.

برای سازمان ها و شرکت های توسعه نرم افزار هم بدینگونه است . نمی توان با عجله و بدون ارزیابی توانایی سازمان و افراد شروع به چابک شدن کرد . مثلا فردا روز آقای مدیر از راه  می رسد و همه کارکنان رو جمع می کند و بعد از نطق در مورد فواید Agile می فرماید : “دوستان امروز می خواهیم Agile بشویم و سعی کنید تا امروز عصر کار را تمام کنید  ,  اینم مقالات وبلاگ دنیای چابک ,  زود بخونید تا شروع کنیم . هی ممد تو اسکرام مستر , خانم منشی به اون کاظمی (مشتری) زنگ بزن بیاد که اون Product owner ماست , دوستان زود باشید که سود ها و پول های کلان منتظر ما هستند و دیر بجنبیم از کف رفتند ” .  و اینگونه خواهد بود که شاید بر خواهیم گشت به متد قبلی و یا ایست قلبی .

در مورد مثال دونده یک راه سومی هم وجود دارد و آن هم این است که من به موقع و در زمان مناسب در مارتن شرکت کنم . خوب عرض شد زمان مناسب ؟ زمان مناسب در این مثال این است که بنده به پیش یک مربی  دومیدانی بروم و او بنده را عرض یابی نماید و با توجه به توانایی جسمانی و روحانی بنده  ,  بنده را مورد آموزش و تمرین قرار دهد . زمانی که به توانایی لازم رسیدم می توانم در مارتن شرکت کنم . پس منتظر زمان مناسب خواهم بود .http://blog.irscrum.com/wp-content/uploads/2010/05/tired_runner-758783.jpg?w=200

در مورد Agile هم باز بدینگونه است . اول سازمان باید مورد ارزیابی قرار بگیرد . باید (و دوباره باید) وضع و اوضاع فعلی سازمان استخراج و مستند سازی شود . به طور ساده باید فهمید که سازمان هم اکنون چگونه کار می کند و چگونه توسعه می دهد,  وضع ارتباطی آن با مشتری چگونه است اصلا چگونه مدیریت می شود و … . سپس با توجه به نقاط ضعف و کاستی های موجود , آموزش ها و توصیه های لازم باید اتخاذ شود .

شاید بپرسید شما که می خواهید Agile را پیاده سازی کنید چه کاری با وضع گذشته سازمان دارید ؟ درست است ما می خواهیم Agile را پیاده سازی کنیم ولی نه یک باره( تا سازمان سکته کند) . اصلاحا ما Agile را در کالبد تیم و پروسه قبلی تزریق خواهیم کرد و نه جایگزین . برای تزریق یک آمپول پنی سیلین باید آزمایش بدهید تا معلوم شود بدنتان حساسیت ندارد در صورت نداشتن حساسیت تزریق می شود در غیر اینصورت داروی جایگزین تجویز می شود .

ولی شاید توضیحات بالا تعدادی از مدیران را قانع نکند و آنها به دنبال فهمیدن و نام بردن چند عامل به صورت موردی می باشند .  خوب من می توانم چند مورد عمومی زیر را نام ببرم :

Agile می تواند در محیط ها و شرایط  زیر راحت ترو بهتر اعمال شود (و Agile کلا مناسب حال شرایط زیر می باشد) :

  • ارائه های اورژانسی : در بعضی از موارد هنگام توسعه نرم افزار باید نرم افزار به صورت زود به زود به مشتری ارائه شود در غیر اینصورت مشتری لنگ خواهد ماند . یعنی هم نرم افزار توسعه یافته می شود و هم توسط مشتری استفاده می شود .
  • کمبود اطلاعات و نیازمندی های پروژه یا محصول  در هنگام شروع پروژه و در فاز برپایی یا Initiate پروژه
  • در دسترس بودن همیشگی مشتری
  • نیروی انسانی سازگار
  • نیروی های انسانی در یک جا مستقر باشند
  • تیمی که واقعا تیم باشد

برای موانع در مورد  اعمال Agile هم می توان به موارد زیر اشاره کرد :

  • کمبود دانش Agile
  • تیم های بسیار بزرگ
  • توسعه به صورت توزیعی و گسترده به صورت فرا محلی
  • قراردادهای بسته (از نظر قیمتی و دامنه پروژه)
  • نیروی کار نابلد و یا نیروی کار تازه وارد و تازه تیم شده
  • حرکت به صورت سریع

موارد بالا شاید فقط تعدادی از موانع پیش روی تیم های و سازمان ها Agile هستند و برای اطلاعات بیشتر باید سازمان مورد بررسی قرار بگیرد .

برای جواب سوال شماره یک می توان به صورت خلاصه گفت که: شرایط زیادی می تواند در چابک شدن و یا نشدن سازمان دخیل باشد که به تعدادی از آنها در بالا اشاره شد ولی مهمترین اصل برای چابک شدن ارزیابی توانایی سازمان و تعیین زمان آمادگی برای چابک شدن می باشد .

اما در مورد سوال دوم . سوال شده است که برنامه بنده برای انتقال سازمان ها به Agile چه می باشد؟

برنامه و طرح بنده برای ارائه و کمک به سازمان ها برای انتقال به Agile شامل موارد زیر می تواند باشد:

  • بررسی سازمان و تعیین وضعیت فعلی سازمان
  • آموزش و نهادینه سازی ارزش ها و اصول Agile
  • آموزش اسکرام
  • برگزاری کارگاههای آموزشی در مورد متد اسکرام و XP
  • برپایی و استارت Agile در سازمان
  • بررسی وضع و نظارت بر عملکرد
  • برگزاری جلسات بازبینی عملکرد و تعیین روش های بهبود وضعیت

در حالت کلی برنامه در 4 سطح قابل تعریف خواهد بود : 1- بررسی 2- آموزش 3- اجرا 4- بازبینی

اما این طرح به صورت 100% نیست زیرا تیم ها و شرایط فرق می کنند و باید موارد و طرح هایی بعد از انجام کاری هایی پیش بینی شوند . یعنی آموزش به صورت 100% نیست . شاید در هنگام اجرا نیاز به آموزش دوباره تیم باشد . شاید بعضی از اصول Agile را باید فراموش کرد و شاید … و اینها همه به شرایط سازمان و افراد بستگی دارند. بدلیل اینکه عکس العمل و رفتار افراد در مقابل تغییرات قابل پیش بینی نیست ,  باید برنامه هایی در مورد عکس العمل های نشان داده شده بعد از اجرای Agile  طرح ریزی کرد .

ولی در کل هدف ما ارائه و عمل به مفهوم زیر در هر سازمان Agile خواهد بود :

http://blog.irscrum.com/wp-content/uploads/2010/05/agilegoal.jpg

از طریق انجام و عمل به مفاهیم و اصول اصلی Agile خواهیم توانست به استراتژی درون سازمانی برسیم . مثلا با عمل به اصل “قبول و پذیرایی از تغییرات ” که یکی از اصول Agile می باشد و در برنامه ما هم خواهد بود خواهیم توانست به یکی از استراتژی های اصلی سازمان که “ابقاء مشتریان ” می باشد دست بیابیم  , که تحقق هر استراتژی سازمان مصادف با نزدیکی به هدف سازمان می باشد ,  که هدف سازمان شامل سود و منافع بیشتر می باشد .

اما در مورد سوال سوم . پرسیده شده است : “عواید و منافع Agile شدن  برای سازمان چه چیز می باشد و چگونه می توان آن را اندازه گرفت؟”

تبدیل سازمان قدیمی به یک سازمان Agile همانند همه تغییرات دیگر نیاز به زمان دارد و نمی توان سریع به انتظارات مورد نظر رسید و این زمان را اصلاحا زمان پختگی می گویند . یعنی باید اجازه بدهیم این تفکر در سازمان خوب پخته شود و بعد منتظر عواید و منافع عالی باشیم . حتی در شروع و یا اواسط چابک سازی احتمال دارد که بهره وری تیم بسیار پایین بیاید . در همین باب بهتر است به شکل پایین توجه کنید :

http://blog.irscrum.com/wp-content/uploads/2010/05/agilechart.jpg?w=592

خوب همانطور که در مورد A مشاهده می کنید تیم در اواسط انتقال فرق زیادی نکرده است به این دلیل که در این بازه زمانی تیم در حال آموزش و یادگیری هست.  بعد تیم وارد دوره مقاومت شده است . در این دوران بهره وری به سرعت در حال  پایین  آمدن است . در دوران  مقاومت تیم از یاد گیری و اجرای متد جدید خودداری یا مقاومت می کنند . دوران بعدی دوران آشفتگی است . این دوران را می توان دوران بحرانی تیم ها و یا سازمان های Agile نام برد زیرا که سازمان در حال تجربه و پیاده سازی یک اندیشه جدید است و هنوز پخته نشده است  و بهروری پایین است .دوره بعدی پیش بسوی پختگی او دست یابی به منافع بهتر از قبل است و بهره وری را مشاهده می کنید که بسیار بالاتر رفته است .

دانشی که از نمودارهای بالا حاصل شد گواه این قضیه خواهد بود که نباید انتظار داشته باشیم در چند روز به بهره وری مناسب  و بالا برسیم  . حتی باید منتظر پایین آمدن بهره وری هم باشیم . در همین باب در کتاب پنج دشمن کار تیمی می خوانیم :” برای جوش خوردن درست استخوان شکسته یک انسان ,  شاید لازم باشد دوباره آن راشکست و دوباره به هم متصل کرد و این درد آور خواهد بود ولی لازم است ” .

این دوران آشفتگی و مقاومت در سازمان های مختلف فرق خواهد کرد و بسیار به درجه سختی که در بالا به آن اشاره شد بستگی خواهد داشت .این احتمال وجود دارد که این دوران به طول بینجامد و سازمان امکان ادامه این وضع را نداشته باشد و دوباره به متد قبلی بازگردد . علاوه بر این در  انتقال ریسک های زیادی وجود دارد ریسک های کوچک و بزرگ . مثلا احتمال  دارد پروژه حساس شما کلا از بین برود و یا بدلیل تازه وارد بودن نیروی کار با این متد , کدهای کثیف تولید بشود و قابل نگه داری نباشد .  ولی باز این موارد در حالت ریسک کار می باشند و هر پیشرفتی نیاز به قبول ریسک هایی دارد . ریسک پذیری شاید یکی از بزرگترین خصوصیات مدیران بزرگ باشد .

اگر سازمان بتواند دوران بحران را به سلامت بگذراند خواهد توانست به منافع خوبی دست بیابد : اعم از رضایت مشتری ,  سود بیشتر و … . برای باور بهتر این قضیه بهتر است دست به دامن آمار و ارقام شویم و مشاهده کنیم که کشورهای موفق و پیشرفته جهان با Agile به چه دستاوردهایی دست یافتده اند .

شرکت  VersionOne در سال 2007 آمارگیری در زمینه Agile انجام داد . در این آمارگیری 1500 نفر از 71 کشور مختلف حضور داشته اند . در این آمارگیری VersionOne خواسته تا بداند این 1500 نفر در شرکت هایشان که با Agile کار می کنند تا چه حد موفق بوده اند و نتیجه آمارگیری به صورت زیربوده است : (شاید قابل باور نباشد)

http://blog.irscrum.com/wp-content/uploads/2010/05/agilebenefit.jpg

هر یک از ستون ها یک شاخص بسیار مهم برای یک شرکت توسعه نرم افزار می باشد . مثلا شرکت ها اذعان داشته اند که بعد استفاده از Agile  توانسته اند 90%  به بهروری خود بیفزایند که بسیار گام خوبی می باشد یا 66% در هزینه ها کاهش داشته اند که بسیار عالی است . البته این اعداد در بهترین حالت ها و در کشورهای متمدن جهان با فرهنگی بالا در زمینه توسعه نرم افزار جمع آوری شده است و در ایران هم می توان به متوسط  این اعداد دست یافت (فردا روز یقه ما رو نگیرید که چرا ما به 90% بهروری بیشتر نرسیدیم ) .

در مورد اندازه گیری موفقیت هم می توان گفت که هر یک از شاخص های بالا قابل اندازه گیری هستند و می توان موفقیت  یا عدم موفقیت یک سازمان را بعد از تبدیل به Agile با آن سنجید و درصد پیشرفت را مشخص کرد .

البته برای هر یک از سوالات می توان چندین سمینار ارائه کرد و یا  کتاب نوشت ولی در این نوشتار امیدوارم توانسته باشم به سوالات مطرح شده  اندکی جواب بدهم .

یاشیاسیز

اگر به تازگی با چابک یا اسکرام آشنا شده اید پیشنهاد می کنم این کتابچه چند صفحه را بخوانید و اگر مطالب بیشتری نیاز داشتید شاید این مطلب اول تا آخر چابک برای شما مفید باشد.

مطالب را هم دوست داشتید می توانید از طریق این لینک عضو فید دنیای چابک شوید تا مطالب جدید برای شما ارسال شود

در ضمن دوره های آموزشی نیز برگزار می کنیم که شاید برای شما یا تیم شما نیز مفید باشند اگر اینگونه بود خوشحال می شوم با من تماس بگیرید

اسد صفری

اسد صفری – مربی تحول چابک سازمان و تیم های نرم افزاری. مدارک حرفه ای: CSP - CSM - PSM - PSPO - CDA - Management 3.0 برخی تجربیات: رئیس دفتر تحول چابک شرکت داده ورزی سداد(بیشتر از ده تیم نرم افزاری) - مربی چابک شرکت رامند (تیم های موبایل و گیم سازی) - مدیر تولید نرم افزار SimplyDesk برای شرکت فرانسوی PCI - مربی مشاور شرکت های:خدمات انفورماتیک، ارکید فارمد، فراداده، الفبا برخی از سوابق مشاوره کوتاه مدت و تدریس : علی بابا، فناپ، تجارت الکترونیک پارسیان، بیمه سامان، انیستیتو ایزایران، مهندسین مشاور تجارت (بانک تجارت)، بیمه ایران، پارس آنلاین، شرکت رهنما، ورانگر، انتشارات پزشکی کوثر و صنایع ارتباطی آوا، فولا آلیاژی یزد، پارک علم فناوری کردستان و ... . عضو انجمن های بین المللی Agile Alliance - Scrum Alliance

4 دیدگاه

  1. Pingback: چابکی خود را ارزیابی کنیم « دنیای چابک

  2. Pingback: دنیای چابک » چابکی خود را ارزیابی کنیم

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *