مدیران انتظار دارند که « هرکسی بايد x درصد مولد باشد» يا « تيم بايد در روز 6 ساعت توليد داشته باشد.» و پس از اينکه تيم موفق به انجام ماموريت ها نشد، مديريت نااميد می شود.
اما چرا این اتفاق می افتد؟
اولين مساله اين است که تعداد ساعات در نظر گرفته شده بالاست. اما حتی اگر ساعت در نظر گرفته شده مناسب انتخاب شده باشد نیز هنوز احتمال زیادی وجود دارد که تیم نتواند ساعتهای کار برنامه ریزی شده را تکمیل کند.
طبق تجربه من، با در نظر گرفتن سه چيز اغلب تعداد ساعات کاری توافق شده با شکست مواجه می شود :
- کارهای برنامه ريزی نشده، کارهايی هستند که تيم در طی جلسه برنامه ريزی اسپرينت به آنها فکر نکرده است.
- تسکهایی که طولانی تر از حد انتظار می شوند، به عنوان مثال تسکی که انتظار می رفت 5 ساعت زمان بگيرد 8 ساعت کار میبرد.
- اضطرارها، بعد از توافق بر سر ساعات کاری، اعضای تيم اغلب بيش از آنچه تصور می شود به سمت کارهای غیره منتظره کشيده می شوند.
ساده ترين راه حل کاهش ساعات کاريست و البته متاسفانه این گزينه انتخابی مديران نيست زيرا که از منظر مديريت اين به معنای کار کمتر است.
در اين موارد بهترين راه حل آموزش افرادی است که اهداف را تعيين می کنند، البته در خصوص اين که معنای واقعی ساعات برنامه ريزی شده چيست؟
اطمينان خاطر داشته باشيد که ساعات برنامه ريزی شده با ميزان ساعات کاری که در روز بايد کار کنيد ( بر اساس آن حقوق دريافت می کنيد) يکی نيست. به عنوان مثال، اگر چه ممکن است یک هفته 40 ساعته کار کنید، ولی تنها بتوانید به طور متوسط 25 ساعت از این ساعت را برنامه ریزی کنید. 15 ساعت دیگر کجا می روند؟ سربارهای مشارکت با دیگران، کارهای برنامه ریزی نشده، وظایف دست کم گرفته شده و کارهای غیر منتظره (موارد اضطراری).
رسیدن به درک مشترک از ساعات قابل برنامه ريزی در هر روز با مدیریت، می تواند موقعيت شما را در راهکار چابک بهتر و موفقتر گرداند.
نمی توان پيشنهادی برای ساعات کاری قابل برنامه ريزی داد که برای همه کاربردی باشد چرا که اين امر وابستگی شديدی به متغيرهای زيادی دارد ولی با اين حال تيم های بزرگ در هر جايی بين 4 تا 6 ساعت قابل برنامه ریزی برای هر نفر در هر روز دارند. نمی توان گفت که تيمی که شش ساعت کاری برنامه ريزی داشته بهتر از تيمی است که فقط چهار ساعت کاری برنامه ریزی دارد، چرا که هر کدام از اين تيم ها ممکن است در محيط های قابل پیش بینی کار کرده باشند، در تخمین بهتر بوده یا تحت تاثیر تعدادی از عوامل دیگر برای موفقيت قرار داشته باشند.
بنابراين اگر نمی دانید از کجا شروع کنيد، ساعات کاری قابل برنامه ریزی خود را بين 4 تا 6 ساعت در نظر بگیرید، اسپرینت خود را اجرا کنید با کسب تجربه بيشتر می توانيد اين مقدار را تنظيم کنيد.
ترجمه: حسین شاهرخی
منبع: خبرنامه مایک کان