کارشناس بخش امنیت به مدیر پروژه x زنگ میزند، “سلام…به من گفتند که در مورد پروژه تون کمی اطلاعات بگیرم، تا بتونیم اگر لازم شد ما هم با مشتری در ارتباط باشیم”
مدیر پروژه x: “ببخشید من به شما نمی تونم اطلاعات بدم، سرمون هم خیلی شلوغ هست، یک نامه رسمی بزنید تا بررسی کنیم …”
بعد از نامه رسمی، کمترین حد ممکن اطلاعات به قسمت مربوطه داده شد. قسمت امنیت هم سعی می کند از کانالهای غیر متعارف و دور زدن وارد داستان شود و … .
این داستان، یک داستان عادی در سازمانها و شرکتها و حتی استارتاپهایی است که در حال بزرگ شدن هستند. به این عارضه، فرهنگ یا ذهنیت سیلو گفته می شود.
سیلو (Silo) چیست؟
(فرهنگ فارسی معین ). از اسپانیایی ، چاله یا حفره ای که در زمین ساخته میشود و در آن دانه ها، ریشه ها، علوفه ٔ سبز و نظایر آن را نگاهداری میکنند. نیز انبار یا مخزن کاملاً بسته ای که در زیرزمین یا روی آن برای محفوظ نگاه داشتن محصولات کشاورزی میسازند. سیلوهای غلات ممکن است از فولاد یا سیمان یا مصالح بنایی ساخته شوند.
فرهنگ سیلوی سازمانی چیست؟
در ساختار سازمانی، بخش های مختلف بر اساس عملکرد یا ماموریت از هم جدا می شوند، مثلا بخش انبار، IT، امنیت و … . واحدهای مختلف شرکت با هم کار می کنند، ولی بالاتر از کار یا خدمت به مشتری، جایگاه یا قدرت بخش مورد نظر اهمیت دارد. اصولا در این شرکتها “ما و آنها” را زیاد میشنوید. “اونها همیشه کارشون رو درست انجام نمی دهند – ما همیشه معطل اونها هستیم – بخش نرم افزار بهتر از سخت افزار کار می کنه – بچههای بازاریابی چیزی حالیشون نیست و کلا بلد نیستند، این باید دست ما باشه نه اونها …”
سوال ساده برای تشخیص فرهنگ سیلو:
“آیا گردش اطلاعات در شرکت شما به راحتی انجام می شود؟ آیا همه به راحتی حاضر می شوند فقط برای پیشرفت کار، فرای بخش یا واحد خودشان با دیگر واحدها کار کنند و اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند؟”
علت اینکه اسم این فرهنگ را سیلو گذاشته اند این است که همانند سیلوی گندم، یک مخزن اطلاعات کاملا بسته ای ایجاد می شود که هدف آن محفوظ نگه داشتن اطلاعات از دیگران است.
چرا اطلاعات یا دانش مهم است؟
خیلی ساده، این باور وجود دارد که “دانش، قدرت است“.
سیلو یک ذهنیت است نه فعالیت
اینکه ناخداگاه یا خداگاه تلاش کنیم اطلاعات را به اشتراک نگذاریم، و سعی کنیم بیشترین اطلاعات و قدرت را بدست بیاوریم این یک ذهنیت است.
مشکل اصلی سیلو چیست؟
شاید گفته شود که خوب چه ایرادی دارد، این رقابت باعث بهتر شدن سازمان نیز می شود. ولی رقابت برای خدمت رسانی بهتر به مشتری نیست بلکه برای این است که چه کسی سیلو یا قلمرو بزرگ تری دارد. مثلا در شرکت می شنویم، “IT همه کار شرکت را انجام می دهد”، بازاریابی می گوید “بچه های بازاریابی این شرکت را زنده نگه داشته اند” یا مثلا تیم موبایل “سایت ما که کلا بدرد نمی خورد، فقط کاربرهای موبایل خیلی خوشحال هستند و …”
فرهنگ سیلو و فرهنگ قدرت
وقتی سیلوها ایجاد می شوند، وقتی اطلاعات و دانش نزد افراد و سیلوها محبوس می شود، جنگ قدرت نیز آغاز می شود. مثلا رئیس بخش بازاریابی برای بخش خود، برنامه نویس استخدام می کند، و به IT نیز خبر نمی دهد، IT برای گرفتن حال آنها، سعی می کند، اصلا به آنها خدمات ندهد و زیرآبزنی شروع میشود.
جنگ قدرت، یعنی زیرآبزنی، و آن یعنی کاهش سطح اعتماد در شرکت و … .
فرهنگ سیلو و عدم مسئولیت
کافی است در چنین شرایطی مشکلی به وجود بیاید، واحد یا نفری مسئولیت کار را نمی پذیرد. برای مثال چند مدت قبل از مجموعهای خرید کرده بودم، بسته من ارسال نمی شد. به هرکسی زنگ می زدم، واحد دیگر را معرفی می کرد، حسابداری به بازاریابی، بازاریابی به فروش، فروش به انبار و انبار به آیتی… . بعنوان یک مشتری، این مشکل من نبود که ساختار سازمانی آنها چگونه است، من سفارش خودم را می خواستم (:
چگونه این فرهنگ به وجود می آید؟
این فرهنگ از آن مواردی است که از بالا به پایین ایجاد میشود، مثلا دو نفر یکی مدیر واحد IT است و دیگری مدیر بازاریابی. یا در شرکتهای بزرگتر، یکی معاونت طرحوبرنامه است و یکی معاونت تولید. چون روسای این دو واحد باهم همسطح هستند و هر دو دوست دارند واحدخودشان عملکرد بهتری داشته باشد، علاقه ای به جلسات مشترک نشان نمیدهند، طرحوبرنامه برای خودش برنامه ریزی می کند(چون نمی تواند از معاونت دیگر اطلاعات بگیرد) و تولید برای خودش کار میکند.
اما این مشکل در سطح دو مدیر باقی نمیماند، در داخل هر کدام از این معاونتها دوباره این مشکل ایجاد می شود، مثلا در معاونت تولید که چندین پروژه وجود دارد، مدیر پروژهها برای خود سیلو درست میکنند و اطلاعات پروژه را با دیگران به اشتراک نمیگذارند. (مثلا شاید بشنویم، ما اصلا از آنها خبر نداریم چه کاری می کنند).
دوباره داخل آن پروژهها، نقشها این کار را با هم می کنند، مثلا UI کارها برای خود چنین چیزی ایجاد میکنند. و داخل همان سیلو، دوباره سیلو تک نفری ایجاد می شود. به صورتی که نفرات حاضر نیستند اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
خیلی دوست دارم نظر شما را در این مورد بدانم، و اگر علاقمند بودید شماره بعدی در مورد روشهای حل این مشکل صحبت کنیم.
چابک و موفق باشید
اسد صفری
پاسخ دادن به علی بامداد لغو پاسخ