اگر شما هم مثل من چندین سال است که تکنیکهای مختلف برگزاری و تسهیلگری جلسات رترو تیم یا حتی شرکت را آزمایش می‌کنید، متوجه شده‌اید که اکثرا این روشها بسیار شبیه هم هستند و یک چالش بزرگ دارند که بیشتر بر روی بازی گونه کردن رترو تمرکز دارند تا کمک به ایجاد فضای بهبود مستمر.

چند وقت اخیر از روش متفاوتی استفاده می‌کنم، که بد ندیدم آن را با شما به اشتراک بگذارم. این روش توسط آقای جیب بلوم معرفی شده که ایشون ایده اصلی را از تفکر طراحی گرفته است. منتهی در اینجا من سعی کردم بیشتر نسخه و تجربه خودم را از آن خدمت شما معرفی کنم.

نحوه چینش و پیکربندی برای شروع:
مهم نیست که تیم شما ریموت هست یا حضوری، در هر حالی می‌توانید این روش را به راحتی استفاده کنید. فقط کافی هست یک تخته سفید فیزیکی یا مجازی (مثل میرو) داشته باشد.

گام اول: درک وضعیت فعلی

ابتدا تخته فیزیکی یا مجازی خودتان را به چهار بخش تقسیم کنید. در بخش اول قرار است ما بر روی درک وضعیت فعلی یا ایجاد آگاهی از الان بپردازیم:

به وضعیت الان خودمون نگاه کنیم، فارغ از اینکه آینده که چی باید بشود، همین الان چه چیزی خوب هست؟ و چه چیزی خوب نیست؟

پنج تا ده دقیقه میتوانید به این بخش اختصاص بدهید. استیکی نوت در اختیار اعضای تیم قرار بدهید (دو رنگ بهتر هست، یکی برای موارد خوب و دیگری برای مواردی خوب نیستند) و از آنها بخواهید درک خود را از وضعیت فعلی بنویسند، بنابر نتیجه، اگر تعداد موارد زیاد بودند، می‌توانید آنها را دسته بندی کنید و بعد یک مرور سریع انجام دهید.

گام دوم: نگاه به آینده نزدیک که اگر تغییری صورت نپذیرد، چه اتفاقی محتمل است که بیفتد؟

در این گام، از تیم می‌خواهیم که نگاهی به آینده داشته باشند، مثلا چند اسپرینت بعد، با این سوال که : “اگر امروز تغییری ایجاد نکنیم و با همین فرمون جلو برویم، چه چیزی ممکن هست پیش بیایید؟ چه چیزی در انتظار ما هست؟”

این مرحله بسیار مهم هست، در واقع در اینجا ما سعی داریم، چرایی ایجاد تغییر را درک کنیم، چرا اصلا نیاز به ایجاد تغییر هست؟ یا به اصلاح در بسیاری از چارچوبهای مدیریت تغییرات این گام به عنوان ایجاد آگاهی از “اورژانش یا فوریت تغییر” شناخته می شود. در این قسمت هم باز می‌توانید پنج تا ده دقیقه به افراد تیم فرضت بدهید تا نظراتشان را توسط استیکی نوت ها با بقیه به اشتراک بگذارند، بعد اگر لازم بود می‌توانید موارد را در گروههایی دسته بندی و مرور کنید.

گام سوم: خوب، اگر چنین آینده ای که در گام دوم بررسی کردیم را نخواهیم، آینده مطلوب چه شکلی هست؟

در این بخش، از اعضای تیم خواسته می شود، که به آینده مطلوب خودمان فکر کنند، آینده ای که میخواهیم آن شکلی باشد و نه شکل آن چیزی که در گام دوم تصور کردیم.

حالا ما میخواهیم آینده مطلوب تیم خودمان را بسازیم، نه مثلی چیزی که در بخش قبلی با هم تصورش رو کردیم. اون آینده چه شکلی هست؟ مثلا چند اسپرینت بعدی رو تصور کنید، چه شکلی هست؟ ما چطوری با هم کار می‌کنیم؟ چطوری نرم افزار رو دلیور می‌کنیم؟ چه شکلی از اون آینده بد، متفاوت خواهیم بود؟

گام آخر: برگشت به الان و ایجاد تغییرات

خوب، در این بخش قصد داریم تیم را به این دعوت کنیم، که به الان و امروز برگردند، و به این سه سوال جواب بدهند:

• همین الان (مثلا اسپرینت آینده) چه تغییری می‌توانیم ایجاد کنیم که مشکلات موجود(اشاره به موارد گام اول) را حل کند؟
• همین الان چه تغییری می‌توانیم ایجاد کنیم، که از به وجود آمدن آینده نامطلوب (اشاره به گام دوم) جلوگیری کند؟
• همین الان چه تغییراتی می‌توانیم ایجاد کنیم یا از موارد مثبت (چیزهایی که همین الان می‌کنند) چه چیزهایی را میتوانیم تقویت کنیم که آینده مطلوب (اشاره به گام سوم) خودمون را ممکن کند؟

نکته تسهیل گری: احتمال زیاد این بخش، افراد تیم یک سری موارد گنگ یا مبهم مثل (ایجاد فرهنگ سازی و … ) یا چیزهایی که ممکن نیست یا بزرگ هستن یا اصلا در اختیارشون نیست ذکر می‌کنند، که در این صورت جمع بندی این رترو بدرد نخور خواهد بود. در این گام تلاش ما این است که به یک سری اقدامات مشخص و معلوم و قابل انجام در یک بازه زمانی کوتاه برسیم. اگر مواردی که تیم شما نوشته است، از این دست هستند، ممکن است که بخواهید به گام پنجم فکر کنید به این صورت که اعضا را دعوت کنید به جواب دادن به این سوال:

خوب این موارد را نوشتیم، حالا بیایید ببینیم چگونه میتوان به اقدامات مشخص‌تر و قابل انجام‌تر تبدیل کرد که بدون نیاز به حمایت از خارج از تیم و در بازه زمانی کوتاه اجرایی کرد؟

جمع بندی جلسه در قالب اقدامات مشخص و واضح بسیار مهم هست و بدون آنها، انگار شما توپ را تا جلوی دروازه حریف جلو بردید، ولی در لحظه آخر بیرون زدید.

پیگیری: مرور وضعیت و اقدامات در جلسات رترو بعدی

یکی از بدترین روشهایی که من در تجربه کاری خودم مشاهده کردم این بود که اسکرام مستر و یا مربی اجایل، هر بار به صورت رندوم روی موضوعی در جلسات رترو صحبت می‌کنند، و انگار جلسات رترو پیوستگی ندارند و اغلب تیم به این نتیجه میرسد که چیز خاصی تغییر نمی‌کند و همه اینها وقت تلف کردن هستند.

برای همین شما در جلسه رترو بعدی، می‌توانید با مرور این تابلو شروع کنید. به این صورت که وضعیت الان ما نسبت به قبل چه تغییری کرده است؟ چه چیزهایی بدتر یا بهتر شده هست؟ آیا چیزهایی هست که جدید بودن چه خوب یا بد؟ و بعد سراغ مرور اقدامات می‌رویم؟ آیا توانستیم اقدامی را انجام بدهیم؟ چه مانعی در جلوی راه اقدامات بودند؟ آیا نیاز به باز تعریف اقدامی است؟ آیا آن اقدامات نتایجی که فکر می‌کردیم را در پی داشتند؟ و حالا چه اقدامت جدیدی را باید به لیست اقدامات اضافه کنیم؟

مرور دوباره این تابلو، باعث می‌شود که یک پیوستگی در فرآیند بهبود به وجود بیاید و افراد تیم در مرور زمان، کم کم بهبود واقعی را متوجه بشوند و حتی خودشان کم کم این حس را داشته باشند که برای بهبود اوضاع باید خودشان تغییراتی ایجاد کنند و دائم منتظر یک عاملی بیرونی نباشند.

خیلی حوشحال می‌شوم که نظرات و تجربیات شما را در این خصوص بدانم.

چابک و موفق باشید

اسد صفری