قبلا در این پست اعلام کرده بودیم که می خواهیم تیم های چابک را به منظور اشتراک گذاری تجربه ها و ایجاد یک آمار از تیم های چابک در کشور معرفی کنیم. قبلا تیم های بانک داری مدرن سامان و به پویش را معر فی کرده بودیم، در این پست جناب آقای محمود اسدی لطف کردند و تجربیات خودشان در تیم آیرین را برای دنیای چابک ارسال کردند.

قبل از ادامه متن، دو مورد قابل ذکر است، اولا اینکه مشتاق هستیم تیم و تجربیات شما را نیز برای دیگر اهالی دنیای چابک معرفی کنیم پس مثل همین متن می توانید تیم خود را معرفی و برای ما ارسال کنید و ثانیا انتشار این مطلب به معنای تایید یا رد مطالب زیر نیست و صرفا بیان تجربیات از زبان اعضای این تیم است.

تیم آیرین 

موضوع کاری تیم: طراحی و پیاده سازی وب سایت

تعداد نفرات تیم: 10

میزان تجربه تیم: 2 سال

محل استقرار تیم: شیراز

متد: اسکرام

تمامی پروژه های این شرکت بصورت استارتاپ تولید می شود. در ابتدا نقش بنده در این تیم پشتیبان نرم افزار بود که بعد از مدتی بعنوان برنامه نویس به ادامه همکاری پرداختم. زمانی که وارد این تیم شدم تازه شروع به استفاده از اسکرام در تولید پروژه های خود کرده بودند. چند مشکل وجود داشت:

1. فعالیت تیمی مخصوصا در بین برنامه نویسان برای تولید پروژه بسیار کم و ضعیف بود.
2. پیش بینی ها برای انتشار پروژه اکثر اوقات اشتباه و دور از واقعیت بود.
3. تیم بعد از مدتی در دام کلمه اسکرام قرار گرفته بود. یعنی بجای اینکه از اسکرام بعنوان یک ابزار جهت رسیدن به هدف استفاده شود، خود اسکرام به هدف تبدیل شده بود.

با توجه با علاقه خودم به این موضوع و اعتمادی که از طرف مدیران مجموعه به من شد، فعالیت خود را در نقش مربی اسکرام شروع کردم. اگر از من سوال شود که یکی از مهم ترین دلایل موفقیت تیم در استفاده از این روش چییست می گویم تبدیل گروه به تیم! زمانی که یک گروه به تیم تبدیل می شود همه برای موفقیت آن یکپارچه می شوند. تیم آیرین از روش اسکرام پشتیبانی و استفاده کرد.

جلسات روزانه، یک اصل مهم

از همان ابتدا تا به حالا جلسات روزانه اسکرام از رویداد های ضروری و حیاتی تیم است که خوشبختانه هر روز سر ساعت 8:10 صبح روبروی تابلوی اسکرام برگزار می شود. در این جلسات به سه سوال معروف که همه میدانید جواب می دهیم. بعد از مدتی احساس کردم جلسات روزانه خسته کننده شده و شور و نشاطی در آن نیست! تصمیم گرفتم با استفاده از بعضی از بازی ها، یخ جلسه را بشکنم. مثلا گاهی با خود شکلات می بردم و هر کدام از اعضای تیم که صحبتشان تمام میشد مثل بابا نوئل به او یک شکلات هدیه می دادم. یا مثلا یک روز با خود توپ فوتبال به جلسه می بردیم و هر کس که می خواست صحبت کند توپ را زیر پای خود نگه می داشت و بعد از اتمام صحبتش به نفر بعدی پاس می داد. بعد از این بازی ها، افراد خلاق تیم بازی ها و حرکات دیگری را در جلسات روزانه ابداع و اجرا می کردند. اینکه هر روز یکجا نایستیم یا اینکه ترتیب صحبت کردن تیم بصورت تصادفی باشد. به هر حال معتقدم انرژی خارق العاده و جادویی به تیم منتقل می شد.

 افزایش تعامل افراد

تیم توسعه از 5 برنامه نویس، 3 طراح و پشتیبان تشکیل شده است. یکی از مشکلات تیم در ابتدا تعامل و گفتگو کم افراد تیم با یکدیگر بود که این باعث دوباره کاری های زیادی میشد. توصیه می کنم با هر روشی که به ذهنتان می رسد تعامل تیمی را بالا ببرید. مثلا برای اینکه تعامل در بین برنامه نویسان بیشتر شود یک رویداد ابداع کردیم که الهام گرفته از بازی والیبال است. در والیبال تیم ها می توانند درخواست وقت فنی یا همان time out کنند. زمانی که یک برنامه نویس به مشکلی برخورد می کند می تواند تقاضای time out کرده و 4 برنامه نویس دیگر در همان لحظه پیشنهاداتی را برای حل مساله به او می دهند. میانگین هر time out در تیم ما 3 الی 4 دقیقه می باشد. 3 الی 4 دقیقه را صرف یافتن راه حل های کل تیم و تعامل بیشتر تیم می کنیم که بنظر من فوق العاده است.

 استفاده از  بک لاگ

بک لاگ برای مالک محصول بسیار حیاتی می باشد. بنظر من زمانی نقش مالک محصول وجود دارد که بک لاگ او در دستش باشد. از زمانی که از بک لاگ استفاده کردیم پیش بینی های انتشار پروژه بسیار بهبود پیدا کرد. علاوه بر آن مسئولیت پذیری بیشتری نسبت به قبل پیدا کرد زیرا افراد زمان انتشار را اکنون می دانستند.

 جلسه برنامه ریزی اسپرینت

ما این رویداد را شنبه ها یک هفته در میان برگزار می کنیم علت آن هم تازگی افراد بعد از یک روز تعطیل می باشد. برای بیان PBI ها از داستان های کاربری استفاده می کنیم و امتیاز آنها را با استفاده از روش Poker Planning مشخص می کنیم. قطعا یکی از دشوار ترین و حساس ترین رویداد های اسکرام در تیم ما می باشد. زیرا چیزی را که تصمیم میگریم، قرار است در طول اسپرینت انجام دهیم و در جلسه demo به نمایش بگزاریم.

 جلسات بازبینی و بازنگری

آیا نیاز به این همه جلسه است؟ گاهی این سوال مدیر مجموعه از من بود که پاسخ من یک بله قاطع بود. اما یک کلمه کافی نبود. تیم باید تمامی کار های خود را ارایه دهد و نقص های کار خود را بفهمد. از آن گذشته باید مشکلات پیدا شده را به چالش بکشد و برای آن راه حل پیدا کرده و مربی اسکرام آن را با کمک تیم پیاده سازی کند. ما در این تیم اسپرینت های دو هفته ای داریم و به شدت به این بازه پایبندیم. زیرا زمان 3 و 4 هفته را تجربه کرده ایم. پنج شنبه ها یک هفته  در میان جلسات  بازبینی و بازنگری داریم. هر پنج شنبه ای که این جلسات را داریم افراد در ابتدای روز حس می کنند کاش این جلسات کوتاه تر بود اما در انتهای روز پنج شنبه بعد از جلسه همه افراد حس خوب و فوق العاده ای دارند انگار اینکه همین فردا تازه می خواهند پروژه را از صفر شروع کنند. این اسپرینت ها در پروژه های بلند مدت به ما کمک می کنند.

 استفاده از تابلو و نرم افزار های کمکی

تابلوی اسکرام در تیم ما نقش مهمی را ایفا می کند و گزارش های کتبی و سرکشی های سنتی کارفرما از وضعیت فعلی کارمندان را از بین برده است. کافیست سری به تابلو بزنید تا از وضعیت فعلی افراد و اسپرینت آگاه شوید. البته در کنار تابلو از نرم افزار Target Process و scrum pro برای مدیریت بک لاگ استفاده می کنیم.

 انگیزه افراد و کیفیت محصولات

بالا نگه داشتن انگیزه افراد در پروژه های بلند مدت و حتی بصورت طبیعی در محیط کار بسیار دشوار می باشد. تفکر چابک به ما جرات تغییر داد. تصمیمات و کارهای جدید که انگیزه افراد را می تواند نه تنها در انتهای هر اسپرینت بلکه در ابتدای هر روز بالا ببرد. اما در کنار تمام این تفاسیر تاکید تفکر چابک بر نیروی انسانی و پذیرش این واقعیت از طرف مدیران این مجموعه باعث شد تا این مجموعه به یکی از بی نظیرترین تیم های ایران و حتی دنیا تبدیل شود. میزان صحت این موضوع با نگاهی به پروژه های اخیر این تیم در سطح دنیا قابل ارزیابی می باشد. کیفیت پروژه های تولید شده با استفاده از روش اسکرام نه تنها پایین نیامد بلکه توانستیم با بالا بردن سطح توانایی های تیم، پروژه هایی به مراتب بزرگ تر و با کیفیت بهتر تولید کنیم. تقریبا تمامی مشتریان ما از محصولات تولید شده احساس رضایت داشته بطوریکه اکثر فید بک ها و پیشنهادات، درخواست شخصی سازی محصولات برای آنها بوده است. تمامی فیدبک های محصولات قابل مشاهده و اثبات می باشند.

ورود سریع به بازار

زمانی که از اسکرام استفاده کردیم و تجربه استفاده از آن را بدست آوردیم تبدیل به تیمی شدیم که در مسابقات مختلف معتبر در زمینه کاری تیم، شرکت کرده و پروژه را در کوتاه ترین زمان ممکن به همراه تمام شروط پذیرش شرکت در مسابقه قبل از ضرب الاجل تعیین شده تولید می کردیم. در بعضی از مسابقات نیز مقام هایی نیز کسب شده است.

عوامل موفقیت

یکی از مشکلات این تیم در ابتدای استفاده از اسکرام گیر افتادن در عنوان این متد بود. بطوری که فراموش کرده بود هدف تولید چابک محصولی با کیفیت و قابل استفاده بود نه خود اسکرام! سعی کردیم روش را متناسب با شرایط تیم تغییر داده و نام دیگری برایش بگذرایم. مثلا Pixrum . بعد از آن سعی کردیم از این ابزار در مسیر هدف تیم استفاده کنیم. استفاده کردن از تمرینات متفاوت و شخصی سازی آنها متناسب با شرایط تیم و پروژه در هر اسپرینت به ما کمک می کرد تا تمامی تیم بهبود مستمر را تجربه کنند

سخن پایانی

بنظر من پیاده سازی چند رویداد ساده و اخت  یک تابلو در هیچ تیمی و هیچی پروژه ای به تنهایی اثر گزار نخواهد بود و این تفکر و اندیشه چابک می باشد که به شما کمک می کند با بهبود مستمر تیم خود، پروژه ای را تولید کنید که همواره درست کار کند و پیشرفت کند. . به هر حال عوامل موفقیت تیم Pixflow در استفاده از اسکرام خود اسکرام و گسترش تفکر چابک در تیم می باشد. امیدوارم از مطالعه این متن لذت برده باشید.