Cost of Delay ساده شده: چگونه اولویت بندی را متحول کنیم؟

فرض کنید شما مدیرعامل یا مدیر ارشد یک شرکت هستید که قصد دارید چند پروژه را الویت بندی کنید، چگونه این کار را انجام خواهید داد؟ برای درک بهتر، این مثال را در نظر بگیرید که در یک شرکت گردشگری کار می‌کنید که کار آنها فروش بلیط هواپیما و قطار و … به صورت آنلاین هست مثل خیلی از استارتاپهای ایرانی حوزه گردشگری. بر اساس تحقیقات بازار، شکایات مشتریان و … به نتیجه رسیدید چند اقدام یا ابتکار را باید انجام بدهید که از بازار عقب نمانید. هر کدام از این ابتکارات را در قالب یک پروژه تعریف می کنید:

۱. بات هوشمند پاسخگو به مشتری (A)
۲. باز طراحی اپ اندروید (B)
۳. بهینه سازی نرم افزار حسابداری داخلی (C)
۴. فروش تور ورژن اول (D)
۵. ریفاند بلیط خودکار و تسویه اتوماتیک (E)

خیلی از این موارد بالا میتواند دغدغه مشتریان یا ابتکار برای گرفتن بازار و … باشد. حالا فرض کنیم که نفرات تیم ما محدود هستند و امکان این وجود ندارد تیم‌های متفاوت پروژه را با هم جلو ببرند و یک تیم مشترک همه آنها را باید انجام دهند. پس اولین اقدام مهم اولویت بنید خواهد بود، اما بر اساس چه چیزی؟

الویت بندی بر اساس مدت زمان

معمولا ساده‌ترین روش اولویت بندی بر اساس زمان است، این کار چقدر طول می کشد؟ بعبارت ساده پروژه ای که زودتر تمام می‌شود را زودتر انجام بدهیم. برای همین از تیم فنی می‌خواهیم به صورت خیلی کلی و خام موارد را تخمین بزنند:(چون این تخمین کلی است از واحد هفته استفاده می‌کنیم)

تصویر بالا، اولویت بندی بر اساس زمان را نشان می دهد. اما واقعا چنین الویت بندی از نظر تجاری و کسب و کاری عقلانی هست؟

برای درک این، فقط کافی است یک ستون به نام ارزش به این لیست اضافه کنیم. (در انتهای متن نحوه محاسبه ارزش به صورت کامل توضیح داده شده است) . همان طور که در شکل زیر مشاهده می کنید، در واقع این ستون ارزش خلق شده این پروژه در هر هفته را نشان می‌دهد.

خوب از کجا بدانیم اولویت بندی بر اساس زمان خوب بوده است؟از ترکیب زمان و هزینه میتوانیم هزینه تاخیر را محاسبه کنیم، هزینه تاخیر میتواند بعنوان یک شاخص خوب جهت ارزیابی روش های مختلف اولویت بندی عمل کند.

برای مثال، مورد E یعنی 3 هفته طول می کشد، در طی این سه هفته ارزشی معادل 15 میلیون تومان یعنی هر هفته 5 میلیون از دست ما می‌رود و اگر بالعکس، آن مورد پیاده سازی شده بود 5 میلیون ارزش در هر هفته خلق یا حفظ خواهد شد، یا مورد B که آخرین مورد است، قرار است بعد از 51 هفته تمام شود، که در این مدت هر هفته ارزشی معادل 45 میلیون از دست خواهد رفت که جمعا معادل 2 میلیارد و 295 میلیون تومان خواهد شد.

حالا از کجا بدانیم که آیا این اولویت بندی بد است یا خوب؟ مجبور هستیم این روش با چند روش دیگر مقایسه کنیم تا بدانیم در کدام روش میتوان هزینه تاخیر را پایین آورد و ارزش بیشتری خلق کرد.

الویت بندی بر اساس ارزش

این بار بر اساس “ارزش” الویت بندی می کنیم، یعنی اقلامی که ارزش بالاتری خلق می کنند را ابتدا انجام می‌دهیم، همانند شکل زیر و همچنان دوباره هزینه تاخیر را نیز محاسبه خواهیم کرد:

با مشاهده جمع هزینه تاخیر یعنی 3491، این روش نسبت به روش قبل یعنی 3950 بهینه تر بود.

اما آیا روش بهتر دیگری نیز وجود دارد؟

الویت بندی بر اساس روش CD3

در واقع CD3 می شود :
Cost of Delay Divided by Duration

برای درک بهتر، در همان مثال ما، با تقسیم ستون ارزش به مدت زمان، امتیاز CD3 بدست می آید:

اولویت بندی و محسابه تاخیر براساس روش CD3 :

اکنون میتوانید بین روشهای متفاوت مقایسه کنید:

این شکل نمایانگر هزینه تاخیر به ازای روشهای متفاوت الویت بندی است

مهمترین نکته، روش CD3 پرداختن به مفهوم هزینه تاخیر است. اگر ما تاخیری در ارائه این داشته باشیم چه هزینه ای بر ما تحمیل خواهد کرد.

پانوشت : ستون ارزش را چگونه حساب کنیم؟

ستون ارزش چیست و از کجا آمده است؟ در واقع این ارزشی واقعی است که از انجام این پروژه انتظار داریم. این عدد توصیه می‌شود حتما پول باشد. معمولا در خارج دلار و یورو و در فرهنگ ما ریال و تومان. منتهی بر اساس تجربه من بسیاری از مدیران محصول در اینکار اصلا خوب نیستند یعنی اصلا تصوری از عدد و پول ندارند. بعارت ساده در پیش بینی مالی ضعیف هستند.

این عدد را کجا بیاوریم:
یک – از مالی ها و کسب و کاری ها بپرسید
دوستان مالی در تبدیل فعالیت به پول عالی هستند. از آنها بپرسید یک‌هفته‌ فروش کمتر یعنی چه؟ آنها حتما با عدد به شما توضیح خواهند داد.

دو – تکنیک دسته بندی ارزش
معمولاً ما ارزش رادر چهار گروه می‌توانیم دسته بندی کنیم.
ایجاد درآمد
حفظ و پایدار سازی درآمد
کاهش هزینه
پرهیز از هزینه

ایجاد درآمد
یک پروژه یا اقدام که منجر به افزایش درآمد فعلی خواهد شد، در مثال ما مثلاً فروش تور می‌تواند درآمد جدید برای ما ایجاد کند. خوب مستقیما هر عددی که پیش بینی ما است، میتواند ملاک ستون ارزش باشد. یعنی ما پیش بینی می‌کنیم، اگر این امکان فروش تور وجود داشته باشد بتوانیم در هر هفته ایکس میلیون تومان درآمد ایجاد کنیم.

حفظ و پایدار سازی درآمد
این مورد معمولا در مورد مواردی است که می‌خواهیم درآمد فعلی را پایدار کنیم. احساس خطر از این داریم که رقبا مشتریان را بگیرند و درآمد فعلی کاهش پیدا کند. برای مثال، بازطراحی نسخه اندروید را انجام می‌دهیم تا مشتریان فعلی را از دست ندهیم. اگر از دست بدهیم پیش بینی اینکه فروش اینقدر کاهش پیدا کند و بر عکس آن، نگه داشتن آن کاربران باعث می‌شود همان مقدار در هفته برای ما حفظ شود.

کاهش هزینه
امروز هزینه های داریم که منجر به کاهش سود ما می شود. مثلا‌ با پیاده سازی بات هوشمند میتوانیم هزینه پاسخگویی‌ به مشتریان را بسیار کاهش بدهیم. پیش بینی از این چقدر است؟ هفتگی این عدد. احتمالا مدیر تیم پشتیبانی خیلی جالب میتواند عدد قابل فهمی به ما ارایه کند.

پرهیز از هزینه
پیش بینی می‌کنیم در آینده یک هزینه سنگین‌ به ما تحمیل خواهد شد. مثلا‌ تعداد برگشت بلیط الان زیاد نیست و فرآیند دستی توسط نیروی مالی شرکت انجام می‌شود. ولی بخاطر تغییرات وضعیت کشور حس می‌کنیم شاید به یکباره تعداد این برگشت زیاد شود و برای هندل دستی نیاز به نیروی خیلی زیادی باشد. انجام ریفاند خودکار بلیط باعث میشود ما به نیروی کمتر جهت پردازش فرآیند برگشت بلیط داشتیم باشیم و پیش بینی ما ذخیره این عدد در هفته خواهد بود.

سوال کلیدی: اگر این مورد (پروژه، قابلیت …) یک هفته دیرتر به دست شما، مشتری و … برسد، چه تاثیری خواهد داشت؟

این تکنیک دسته بندی، کمک می‌کند که بدانیم این ابتکار را چرا انجام میدهیم؟ و شاید اگر خودمان پیش بینی مالی مناسبی نداریم از مدیر آن بخش بپرسیم “اگر این رو به شما یک هفته زودتر بدهیم، چقدر مثلا‌ بیشتر پول درمی‌آورید؟ یا چقدر هزینه ذخیره‌ می کنید؟” یکی از نقاط ضعف مدیران‌ محصول ما این است که از اعداد دور هستند و‌ تعیین ارزش کار برایشان دشوار است.

بخشی از ایده این نوشته، از این متن و این متن آمده است، و بخشی دیگر بر اساس تجربیات انجام شده، بوده است.

چابک و موفق باشید

اسد صفری

درباره اسد صفری

اسد صفری – مربی تحول چابک سازمان و تیم های نرم افزاری. مدارک حرفه ای: CSP - CSM - PSM - PSPO - CDA - Management 3.0 برخی تجربیات: رئیس دفتر تحول چابک شرکت داده ورزی سداد(بیشتر از ده تیم نرم افزاری) - مربی چابک شرکت رامند (تیم های موبایل و گیم سازی) - مدیر تولید نرم افزار SimplyDesk برای شرکت فرانسوی PCI - مربی مشاور شرکت های:خدمات انفورماتیک، ارکید فارمد، فراداده، الفبا برخی از سوابق مشاوره کوتاه مدت و تدریس : علی بابا، فناپ، تجارت الکترونیک پارسیان، بیمه سامان، مهندسین مشاور تجارت (بانک تجارت)، بیمه ایران، پارس آنلاین، شرکت رهنما، ورانگر، انتشارات پزشکی کوثر، فولا آلیاژی یزد، پارک علم فناوری کردستان و ... . عضو انجمن های بین المللی Agile Alliance - Scrum Alliance

4 دیدگاه در “Cost of Delay ساده شده: چگونه اولویت بندی را متحول کنیم؟

  1. عالی بود اسد جان. مخصوصا بیان مساله‌ای که درباره دور بودن مدیرمحصول‌ها از اعداد داشتین

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.