در این نوشته قصد ندارم مثل بقیه برای مدیر پروژه ها نسخه بپیچم و از مشاهده عناوینی مانند 10 کلید موفقیت ,  13 راه خوشبختی ,  47.5 دقیقه تا بهکامی و … حسی خوشایندی به من دست نمی دهد . ولی چه کنم که عنوان دیگری برای این پست پیدا نکردم .

4 اصل برای موفقیت در مدیریت پروژه عبارتست از :

• ارتباط
• سازمان دهی
• حل مشکلات / تصمیم گیری
• ایجاد تیم های خوب

ارتباط

ارتباط فقط شامل صحبت کردن ساده با اعضای تیم  و یا ارائه چند اسلاید به مشتری نیست . ارتباط در مورد انتقال دانش ,  به اشتراک گذاری ایده ها ,  حل مشکلات و فراهم سازی و یا بروز رسانی اطلاعات جدید می باشد . بلی ما برای برقراری ارتباط می نویسیم و صحبت می کنیم ولی برای استادی این مقوله به نگاهی عمیق تر نیاز است .

یک مدیر پروژه باید قادر به برقراری ارتباط موثر در در هر یک از فرم های  نوشتن ایمیل و یا تولید مستندات طرح ، نقشه ها ، مشخصات ، گزارشات ، دستور کار ، وضعیت به روز رسانی ها و امثال الهم باشد . و به همان اندازه  توانایی شما در به فعل کردن افکار و گرفتن نکات مهم در محیط ارتباطی  مهم است . گذشته از این که مخاطبان شما آیا در تیم پروژه خود ، هیات اجرایی ، مشتریان خارجی ، و غیره هستند ، شما باید قادر به برقراری ارتباط ایده های خود و اطمینان از این که آنها فهمیده اند  و نه این که فقط به شما گوش داده اند و چیزی دستگیرشان نشده است .

اگر شما نمی توانید تیم خود را مجاب به خرید ایده های خود بکنید ,  اگر شما نمی توانید مستندات با کیفیت بالا با اطلاعات به جا برای اشخاص به جا در زمان مناسب تولید کنید ,  احتمالا در امر مدیریت پروژه با مشکل مواجه خواهید شد .

سازماندهی

شما به عنوان مدیر پروژه باید نسبت به پیگیری تیم پروژه ، پیشرفت تیم ، مدارک و اسناد پروژه های متعدد ، گردش اطلاعات  ، تغییرات در پروژه (محدوده ، برنامه ، امکانات ، برنامه ریزی ، مسائل ، و غیره .) ، اقدام به عمل آورید . اگر شما قادر به پیگیری همزمان چندین مورد برای نگه داشتن موارد در مسیر شیوه سازماندهی شده نباشید  ، ممکن است خود را در حالت درهم شکستن پیدا کنید.

برای تمرین این مورد می توانید برای خود از کارهایی که باید انجام بدهید یک checklists درست کنید و براساس این checklists عمل نمایید .

حل مشکلات / تصمیم گیری

مدیر پروژه خوب باید قادر به نگه داری یک عکس بزرگ از پروژه در ذهن خود باشد ,  حتی زمانی که وی در حال کار بروی جزئیات می باشد . این به مدیر پروژه امکان حل سریع و رفع رجوع مشکل را می دهد .

مشکلی پیش می آید . آیا این مشکل در حیطه کاری شما است ؟  مشکل را تحلیل نمایید البته با توجه به همان عکس بزرگی که در ذهن دارید . لیستی از راه حل هایتان آماده کنید و بهترین راه حل را برای مشکل مذبور اجرا نمایید . تصمیم گیری نیز یکی از اساسی ترین کارها و اصول موفقیت مدیریت پروژه می باشد .

ایجاد تیم های خوب

این تیم پروژه  می باشد که موفقیت شما را تعریف می نماید . در اغلب موارد ما افراد و اعضای تیم را انتخاب نمی نماییم ولی ما می توانیم نحوه مدیریت این اعضا و نحوه خروجی این اعضا را انتخاب نماییم . البته شاید بگویید اگر تیم موفقیت را تعریف می نمایند پس نقش مدیر پروژه چیست ؟ تمام تلاش را شما برای انگیزه بخشیدن به تیم و ایجاد ارتباط و سازماندهی انجام داده اید . مدال افتخار همیشه برای سرداران است و نه برای سربازان .

چگونه می توان به تیم انگیزه لازم برای انجام پروژه را داد ؟  تصویر روشن و واضحی از برآیند و خروجی پروژه برای اعضای تیم بسازید و به آنها در پیدا کردن راه خود به سمت موفقیت کمک نمایید . احساس آنها در مورد پروژه و نقش خود در پروژه جویا شوید . به آنها نشان بدهید که در کجا می توانند کمک بکنند . به حرف هایشان گوش دهید . سعی کنید همه  را در بحث ها شرکت دهید ,  آنها را به چالش بیندازید .

آیا اینها راه خوشبختی و موفقیت مدیریت پروژه می باشد ؟ البته نه ,  اینها فقط یک لیست کوتاه از نقش مدیریت پروژه می باشد و در حد یک تذکر و یادآوری می باشد  .

منبع اصلی  PM Bistro

یاشیاسیز