آداب ایمیل

email.jpg (426×285)هر چقدر که دنیا پیشرفت می کند روش های جدید جایگزین روش های سنتی تر می شود، مثلا امروزه دیگر خبری از چاپار یا کبوتر نامه بر نیست. حتی دیگر اداره پست و نوشتن نامه جاش رو به ایمیل داده است . اما هر چقدر تکنولوژی زندگی را سهل تر کند این دلیل نخواهد شد که آداب استفاده از آن را رعایت کنیم.

یادم می آید در دانشگاه واحدی داشتیم شیوه نگارش که در مورد آیین و آداب مقاله نویسی – نامه نویسی و … بود. متاسفانه بدلیل حوزه کاری من که یک حوزه جدید می باشد و در بسیاری از حوزه های دانشگاهی ناشناخته است و استادان ما هم که عاشق  موضوعات اینگونه هستند که دانشجوها را به دنبال کشب علوم و فنون جدید می فرستند.

متاسفانه دانشجویان ما هم زیاد عادت به کار کردن ندارند و معمولا دنبال مطالب آماده و حاضر هستند که فقط کپی کنند. البته درست است که این مورد خیلی عارضه خوبی نیست ولی این فعلا دغدغه من نیست.

معمولا این دانشجویان عزیز اقدام به ارسال ایمیل هایی می کنند که معمولا از نظر آیین نگارش ، فونت ، عنوان ، … مناسب نیست. و پیشنهاد من برای نظام آموزشی این هست که بخصوص برای دانشجویان رشته فناوری و نرم افزار دو واحد آیین ارسال ایمیل بگذارند.

ایمیل از نظر من باید این شرایط رو داشته باشد:

  • عنوان مناسب

یا بعضی از ایمیل دوستان اصلا عنوان ندارد یا از عناوین غیر مرتبط استفاده می شود “درخواست” یا “سلام” عنوان خوبی از نظر من نیست.

  • ایمیل نان فینگلیش

ایمیل یا باید فارسی باشه یا انگلیسی .

  • فونت مناسب

معمولا فونت برای متن انتخاب نمی شود و فونت پیش فرض برای متن رها می شود که با فارسی زیاد سازگار نیست ، یا سایز فونت را بسیار بزرگ انتخاب می کنند که بسیار نا مناسب است.

  • رعایت اختصار

در ایمیل باید شرط اختصار رعایت شود. اینکه “شما من رو دوست دارید و علاقه شدید به نوشته های من دارید و هر شب با اونها می خوابید” هم اگر از حد نیاز بگذرد نوعی مجیز گویی به حساب می آید که اگر دنبالش هم درخواستی مطرح شود خواننده باید به شعور خودش شک کند.

  • خودمانی نشدن و ادبیات مناسب

معمولا در اولین برخورد یا در اولین ایمیل نباید زیاد خودمانی شد و باید در ادبیات استفاده شده کمی دقت کرد،  “man daneshjoye fogh hastam”  ، فوق چی؟ فوق کجا؟

  • احوال پرسی مناسب با درج عنوان مناسب در اول ایمیل و تشکر متناسب در آخر ایمیل

مثلا

جناب آقای / خانم | مهندس / دکتر

با عرض سلام و خسته نباشید

  • معرفی کردن خود و سابقه مرتبط در ایمیل

معمولا ما ایمیل ها را از اشخاص ناشناس می گیریم ، پس بهتر است در اول ایمیل و قبل از هر درخواستی به اختصار خودمان را معرفی می کنیم ، معرفی باید در خدمت واضح شدن درخواست نیز باشد.  یک استادی داشتم در ایمیل اگر خودتان را معرفی نمی کردید به شما جواب نمی دادند حتی اگر منفعت زیادی برایشان در جواب به ایمیل وجود داشت.

  • غلط املایی و انشایی

ایمیل ها معمولا باید رسمی باشند و غلط املایی و انشایی نداشته باشند .

در کل ایمیل هم نوعی تعامل است که آداب خود را می طلبد و امیدوارم از این به بعد ایمیل های وارده مناسب تر باشند، و به همدیگر احترام بگذاریم.

چابک و موفق باشید

اگر به تازگی با چابک یا اسکرام آشنا شده اید پیشنهاد می کنم این کتابچه چند صفحه را بخوانید و اگر مطالب بیشتری نیاز داشتید شاید این مطلب اول تا آخر چابک برای شما مفید باشد.

مطالب را هم دوست داشتید می توانید از طریق این لینک عضو فید دنیای چابک شوید تا مطالب جدید برای شما ارسال شود

در ضمن دوره های آموزشی نیز برگزار می کنیم که شاید برای شما یا تیم شما نیز مفید باشند اگر اینگونه بود خوشحال می شوم با من تماس بگیرید

اسد صفری

اسد صفری – مربی تحول چابک سازمان و تیم های نرم افزاری. مدارک حرفه ای: CSP - CSM - PSM - PSPO - CDA - Management 3.0 برخی تجربیات: رئیس دفتر تحول چابک شرکت داده ورزی سداد(بیشتر از ده تیم نرم افزاری) - مربی چابک شرکت رامند (تیم های موبایل و گیم سازی) - مدیر تولید نرم افزار SimplyDesk برای شرکت فرانسوی PCI - مربی مشاور شرکت های:خدمات انفورماتیک، ارکید فارمد، فراداده، الفبا برخی از سوابق مشاوره کوتاه مدت و تدریس : علی بابا، فناپ، تجارت الکترونیک پارسیان، بیمه سامان، انیستیتو ایزایران، مهندسین مشاور تجارت (بانک تجارت)، بیمه ایران، پارس آنلاین، شرکت رهنما، ورانگر، انتشارات پزشکی کوثر و صنایع ارتباطی آوا، فولا آلیاژی یزد، پارک علم فناوری کردستان و ... . عضو انجمن های بین المللی Agile Alliance - Scrum Alliance

4 دیدگاه

  1. امید   •  

    ممنون 🙂

    … و توی ریپلای‌ها طولانی، سلام و احوال‌پرسی نکنید! مگر اینکه جواب ایمیلی رو بدید که مثلن یک یا چند روز قبل ارسال شده باشه!

  2. سعید   •  

    ممنون خلاصه و مفید بود.
    پیشنهاد میکنم یه سر به لینک زیر بزنید توی این سایت یه سری آموزش رایگان از طریق ایمیل قرار داده شده که یکی از آنها «استاد بزرگی ایمیل و جیمیل» هست و اولین مبحثی هم که عنوان شده «چگونه ایمیل های موثر بنویسیم» هست .
    موفق باشید

  3. Pingback: آداب نامه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *