3 روش برای چالش استوری پوینت

نویسنده: آنیتا هادیزاده – اسکرام مستر شرکت داتین

این نوشته برداشت آزادی از مجموعه سه ویدئوی منتشر شده توسط آقای Mike Cohn است که به چالش‌هایی که تیم‌ها در رابطه با تخمین زدن با استوری پوینت مواجه هستند، می پردازد .

از مزیتهایی که استوری پوینت در مقایسه  با روشهای قدیمی تخمین زدن  دارد این است  که به تیم ها این امکان را می دهد که سریعتر و صحیح تر تخمین بزنند، هم چنین به اعضای تیم که توانایی های مختلفی دارند این امکان را می دهد که با یکدیگر در خصوص استوری پوینت تعامل کنند و به توافق برسند اما مشکلی که در این خصوص پیش آمده این است که استوری پوینت به درستی فهمیده و استفاده نشده است.

تجربه ی بیست سال گذشته در تیم های مختلف نشان داده است که  همگی مشکلاتی در این زمینه داشته اند و حتی بسیاری تیم ها بعد از 20 سال همچنان از ارزشی که استوری پوینت ایجاد می کند بطور کامل استفاده نمی کنند. اگر شما نیز در این زمینه مشکلاتی دارید بدانید که تنها نیستید.

تیم ها با سطوح مختلف توانایی و تجربه مشکلات جدی ای با تخمین دارند ولی حقیقت این است که وجود این مشکلات که باعث می شود تیم های بسیاری تخمین زدن را دشوار ببینند، بدین معنا نیست که این مشکلات و دشواری ها حل نشدنی هستند.

عموما  سردرگمی و کج فهمی های زیادی در این خصوص وجود دارد . این سه  دسته مطلب با هدف ارائه راهکارهایی که برای تیم های واقعی و در شرایط واقعی، آماده شده اند .

مشکلات تیم ها با استوری پوینت حول سه ناحیه قرار دارد:

  1. تیم بر مپ کردن استوری پوینت به زمان اصرار دارد
  2. تیم تلاش می کند تخمین هایش Perfect – عالی باشد
  3. تیمی که از طیف مختلفی افراد با توانایی ها و تجربه های مختلف تشکیل شده، با استوری پوینت به چالش می خورد 

در اینجا تکنیک هایی برای کمک ارائه می کنم:

بخش اول : چالش هایی که تیم ها با مپ کردن استوری پوینت به زمان با آن مواجه می شوند:

مثال از شرکتی که چند سال پیش برای کمک به تیم های آن برای چابک شدن فعالیت هایی انجام دادیم: تیم از چند ماه قبل شروع به اسکرام کار کردن کرده بود و به موفقیت هایی هم دست یافته بود اما با این وجود با مشکلاتی نیز دست و پنجه نرم می کرد. از ریشه های مشکلات این تیم آن بود که اسکرام مستر اجازه داده بود تا تیم، یک استوری پوینت را به 6 ساعت مپ کند و نسبت به درست نبودن این موضوع هم حس شفافی نداشت.

اسکرام مستر تلاش کرده بود به تیم بیاموزد که امتیازها Abstract  (انتزاعی) و Unitless (فاقد واحد) هستند ولی  با وجود تشریح این مسئله، راه بهتری برای توضیح ذات انتزاعی بودن استوری پوینت نسبت به راه هایی که تا کنون امتحان کرده بود ، پیدا نمی کرد و در نتیجه  زمانی که یکی از اعضای تیم از وی خواست که استوری پوینت را به 6 ساعت مپ کند او قبول کرد، که این توافق منجر به مشکلات زیادی شد.

می‌دانیم که طی جلسه ی تخمین زدن افراد روی عدد تخمین با یکدیگر بحث می کنند که این موضوع البته موضوع عادی هست مشکل آنجا است که گاهی بحث به جایی به مثل مسیر زیر کشیده می شود:

فرد الف می گفت: من اگراین کار را انجام دهم 2 استوری پوینت است  و فرد ب می گفت: من اگر این کار را انجام دهم 5 استوری پوینت زمان می‌برد. اسکرام مستر میدانست که این درست نیست و عددی که تخصیص میدهیم نباید به فردی که انجامش میدهد وابستگی داشته باشد ولی نمیدانست وقتی چنین بحث هایی که پیش می آید به تیم بگوید به جای این بحث ها چه کاری انجام دهند.

در این شرایط تخمین اقلام بک لاگ محصول بیشتر از زمانی که باید طول می کشید،  به صورت نرمال باید بین 15 تا 20 قلم بک لاگ محصول در هر ساعت تخمین زده شود ولی این تیم  3 تا 4 آیتم را می توانست در یک ساعت تخمین بزند و اسکرام مستر نمیدانست برای سریعتر شدن این روال چه کاری می تواند انجام دهد.

در نتیجه بعضی افراد تمام تمرکزشان را روی Complexity  (پیچیدگی) کار قرار می‌دادند و حتی اسم تخمین‌اشان را هم امتیاز پیچیدگی گذاشته بودند. هر چه تیم بیشتر در مورد استوری پوینت به این روش فکر می‌کرد‌، اعتماد به نفس اسکرام مستر بیشتر خدشه دار می شد. اوحتی با خود فکر می‌کرد شاید خودش در تمام این مدت استوری پوینت را خوب نفهمیده است.

با گوش دادن به صحبت های اسکرام مستر در مورد  کج فهمی های پیش آمده  و روش هایی که برای رفعشان استفاده کرده بود، این موضوع به وی گفته شد که تنها مانع تو در مربی گری، تیم بابت استفاده درست از استوری پوینت، کمبود اعتماد به نفست در درک خودت از استوری پوینت و همچنین عدم توانایی در ارائه راه های جدید بابت توضیح استوری پوینت به تیم بوده است. عموما با این سناریو که اسکرام مسترها درک محکمی از چابکی دارند ولی ابزارها، قصه ها و مثال های کافی برای انتقال مطلب به تیمشان ندارند روبرو هستیم. اما اسکرام مستر چه کاری می تواند انجام دهد؟

اول: باید خیلی واضح بیان کنیم که استوری پوینت چیست و بعد می فهمیم که واقعا چطور به زمان ارتباط پیدا می‌کند.

استوری پوینت  یک معیار اندازه گیری انتزاعی نسبی از مقدار تلاش مورد نیاز برای انجام یک کار است.

A Relative Abstract Measurement of Effort to do Something

به عنوان مثال از استوری پوینت برای اندازه گرفتن میزان تلاش لازم برای ساخت یک صفحه جستجو در نرم‌افزار استفاده می شود و در عین حال می تواند برای اندازه گرفتن میزان تلاش لازم برای فعالیت های غیر نرم‌افزاری مثل پختن شیرینی خانگی هم استفاده کرد. 

انتزاعی بودن استوری پوینت به چه معناست؟

 یک قلم بک‌لاگ را نمی توان  روی یک کفه ترازو قرار داد و وزن کرد حتی اگر این کار را انجام دهیم  وزن آن برای مثال در محل کار من با وزن آن در محل کار دیگری یکی نخواهد بود. من می توانم وزن یک لیتر آب را 1 کیلو در نظر بگیرم و آن وزن در محل کار خودم یا دیگری یکی خواهد بود این مثال نشان می دهد که استوری پوینت چطور در مقایسه با کیلوگرم و لیتر انتزاعی است.

پس  با این مثال، استوری پوینت چه معنایی پیدا می کند؟ استوری پوینت با نسبی بودن نسبت به هم معنا پیدا می‌کند.

نسبی بودن استوری پوینت به چه معناست؟

یک آیتم 2 امتیازی بک لاگ 2 برابر نسبت به آیتم 1 امتیازی تلاش بیشتری نیاز دارد.

یک آیتم 20 امتیازی بک لاگ  2 برابر نسبت به یک آیتم 10 امتیازی تلاش نیاز دارد.

استوری پوینت تخصیص داده شده به یک آیتم تنها در رابطه با یک استوری پوینت دیگر معنا پیدا می کند. عدد واقعی اهمیت ندارد، این نسبت اعداد به هم است بیشترین اهمیت را دارا می باشد.

وقتی یک آیتم بک لاگ دو برابر تلاش نسبت به آیتم دیگر نیاز دارد ممکن است آن آیتم ها  1 و 2  / 10 و 20 /  432 و 864 باشند. استوری پوینت روی طیف مقیاس نسبی قرار دارد. در مقیاس نسبی اعداد بطور مساوی از هم فاصله دارند و یک صفر وجود دارد. 

وقتی استوری پوینت ها را با مقیاس نسبی تخمین می زنیم می توانیم عملیات ریاضی رویشان انجام دهیم. تمام آیتم‌های 2 امتیازی تلاش یکسان می‌برند و تمام آیتم های 4 امتیازی دو برابر آنها تلاش می برند. همچنین اعداد قابل اضافه کردن هستند: 2 آیتم 2 امتیازی مقدار تلاش برابر با یک آیتم 4 امتیازی نیاز دارد.

تلاش در استوری پوینت به چه معناست:

تلاش همان زمان است، اینکه چقدر زمان می برد تا یک کار را کامل کنیم . ممکن است شنیده باشید که استوری پوینت در مورد زمان نیست، اگر چنین است کاملا به این بخش مطلب توجه کنید:

استوری پوینت کاملا در مورد زمان است. زمان چیزی است که ارباب رجوعان، مدیران و مشتریان ما به آن اهمیت می دهند بنابراین ذینفعان ما میخواهند بدانند چه زمانی یک کار تمام می شود یا چقدر باید زمان صرف شود تا یک کار خاص به اتمام برسد،.بنابراین نیاز است تا مقدار زمان را تخمین بزنیم.

ولی استوری پوینت را نمی توانیم  مانند واحد زمان استفاده کنیم. مثال دو دونده که مسیری را می‌دوند:

Diagram

Description automatically generated

یکی از دونده ها سریع و دیگری کند است، دونده سریع می گوید این مسیر 10 دقیقه است. دونده کند می گوید 20 دقیقه، ودر اینجا مسئله اصلی با زمان است و در حقیقت هر دو درست می گویند. مسیر برای دونده سریع 10 دقیقه طول می کشد و برای دونده کند 20 دقیقه.  تصور کنید به این دو نفر بگوییم روی یک تخمین توافق کنید، آنها نمی‌توانند و شروع به بحث می کنند و در نهایت ممکن است روی 15 دقیقه مصالحه کنند. این احتمالا بدترین کاری است که می توانند انجام دهند . این تخمینی است که برای هیچ کدامشان درست نیست و این دقیقا همان کاری است که  وقتی  به تیم می گوییم روی زمان تخمین بدهند، انجام می دهند. وقتی از تیم می پرسیم چند روز طول می کشد تا کاری را انجام دهند، افراد با توانایی، قابلیت و تجربه‌های مختلف،  سعی می کنند عدد نفر/ روزی را اعلام کنند که همگی بر روی آن توافق دارند. روی هر چه توافق کنند دقیقا مانندعدد 15 دقیقه در مثال دونده ها است  که دو دونده توافق کردند، و این عددی  است که خوب نیست. 

استوری پوینت این مسئله را با نسبی و انتزاعی بودن حل می کند. دوباره به مثال دونده ها فکر کنیم:

در ابتدای مسیر بجای اینکه دونده سریعتر بگوید 10 دقیقه طول می کشد تا این مسیر را تمام کنم می گوید: نصف مسیر قبلی طول می کشد و دونده کندتر هم قبول می کند، دونده سریع و کند نمی توانند روی اینکه یک مسیر چند ساعت، دقیقه یا روز ، طول می کشد توافق کنند ولی می توانند توافق کنند که یک مسیر 2، 3 یا 4 برابر یک مسیر دیگری است که تجربه کرده اند .

این فایده بزرگ استوری پوینت است. استوری پوینت به افراد این امکان را می دهد تا با سطوح مختلف توانایی و قابلیت روی تلاش مورد نیاز جهت انجام یک آیتم توافق کنند. اگر یک تیم روی ساعت، روز، یا نفر تخمین بدهد، افراد تیم با توانایی های مختلف نمی توانند روی تخمین ها توافق کنند این تیم مانند مثال دو دونده می ماند در حالتی که اول مسیر بایستند و هر کدام بگوید مسیر چقدر طول می کشد. بنابراین استوری پوینت در مورد زمان است یا بهتر بگوییم در مورد تلاش مورد نیاز است و معنای استاندارد تلاش این است :

تعداد واحد زمانی که برای انجام یک کار لازم است.

هیچ تیمی وجود ندارد که تمام اعضایش بتوانند با نرخ یکسانی تولید کنند، برخی اعضای تیم سریعتر و برخی کندتر هستند و این همیشه یکنواخت نیست. ممکن است من در یک نوع کار از شما سریعتر باشم و شما در نوع دیگری از کار از من سریعتر باشید. یک فرد باتجربه  و یک فرد تازه کار نمی توانند روی زمان یک آیتم به توافق برسند ولی هر دوی آنها روی این موضوع می توانند توافق کنند که این کاری که در تیم انجام می شود نسبت به کار دیگری که انجام می شود 2 برابر است. روی نسبت تلاش مورد نیاز می توانند توافق کنند.

به مثال دونده ها توجه کنید:

دونده سریع فکر می کند 10  دقیقه، دونده کند فکر می کند 20 دقیقه،  تا اینجا خوب است ولی اگر هر کدام  آن چیزی را که فکر می کنند بر زبان بیاورند، 10 دقیقه یا 20 دقیقه، منجر به یک مباحثه می شود که هیچ کدام برنده نمی شوند چون هردوی آنها درست تخمین زده اند ولی برای خودشان.

ولی اگر دونده سریعتر فکر کند 10 دقیقه و به دونده کندتر بگوید که این مسیر نصف مسیر قبلی طول می کشد، دونده کندتر فکر میکند که مسیر 20 دقیقه طول می کشد و درنتیجه می توانند توافق کنند.  

موقعیت جذاب چنین است: ما باید موقع فکر کردن به واحد زمان فکر کنیم ولی موقع صحبت کردن به یک معیار نسبی انتزاعی از تلاش مورد نیاز جهت انجام کار صحبت کنیم که همان استوری پوینت است !

به مثال اسکرام مستری که استوری پوینت را به 6 ساعت مپ کرده بود برگردیم :

 تخمین زدن در تیم بسیار طولانی می شد و بحث های طولانی بسیاری شکل می گرفت  و همین موضوع مشکلات بزرگی را برای تیم ایجاد کرده بود چون آنها اساسا استوری پوینت را خوب متوجه نشده بودند. برگزاری جلسات برای تیم 4 تا 5 برابر بیشتر زمان می برد. افراد در جلسات کلافه می شدند زیرا دائم این مکالمه برقرار بود که : اگر من انجام دهم x  استوری پوینت و اگر من انجام دهم y استوری پوینت طول می کشد.

هر دوی این نشانه ها :

  1. جلساتی که خیلی طولانی می شوند
  2. بحث های طولانی و چالشی به این خاطر که افراد می گویند اگر من انجام دهم x مقدار و دیگری y  مقدار 

نشانه های قطعی این است که تیم استوری پوینت را درست نفهمیده است. به یاد داشته باشید تمام نکته ی استوری پوینت این است که افراد با توانایی های مختلف بتوانند روی یک مقیاس مشترک تخمین بزنند.

مثال دونده ها: هر دوی دونده ها معتقد بودند مسیر 2 برابر مسیر قبلی طول می کشد

وقتی افراد تیم اصول پایه ای استوری پوینت را یاد نگرفته باشند ممکن است بگویند:

این برای فلانی 2 امتیاز است ولی برای من 1 امتیاز . همینطور اگر افراد آیتم ها را با هم مقایسه نکنند تا ارزش نسبی تخمین هایشان را دربیاورند تیم احتمالا همچنان به روز و ساعت تخمین می زند و فقط آن را استوری پوینت صدا می زنند. این تجربه بسیار ناراحت کننده است،  انگار تیم به عادت های قدیمی اش برگشته و فقط وانمود می‌کند که به استوری پوینت تخمین می زند. شما می توانید دوباره استوری پوینت را توضیح دهید ولی اگر از توضیحات، قصه ها و مثال های جدید استفاده نکنید، تکرار کردن توضیحات کمکی نمی‌کند.

3 راهکاری  که به آن اسکرام مستر پیشنهاد داده شد:

  • تیم را به فهم کامل این مفاهیم رسانده و به یادگیری این مفاهیم و اصول اولیه برگردانیم: . به تیم چیزهایی که در این مطلب یاد گرفتید را یاد بدهید و سعی کنید به آنها بیاموزید که امتیازها نسبی و انتزاعی هستند. این کار ممکن است شروع خوبی باشد ولی برای اینکه تیم را واقعا در تغییر نحوه فکر کردن مربی گری، کنیم کافی نیست

وقتی کسی در جلسه گفت این کار 2 امتیاز است و تقریبا 12 ساعت زمان می برد، آنوقت شما میدانید که به وی باید بیشتر کمک کنید 

  • دومین کاری که انجام می دهیم آن است که  بدون اینکه صراحتا این کار را انجام دهیم، به شکل غیر مستقیم افراد را تشویق کنیم که به روش (Relative Effort) تلاش نسبی  فکر کنند، به سادگی هنگامی که تیم در حال تخمین زدن است،  شروع به پرسیدن سوالات نسبی Relative Question نمایید:

وقتی اعضای تیم در حال بحث هستند و دارند به یک امتیاز تخمینی نزدیک می شوند از آنها بپرسید چطور آن تخمین با یک آیتم دیگر مقایسه می شود،  فرض کنیم تخمین یک آیتم را 5 در نظر بگیرند. اینطور بگوئید: وقتی ما میگوئیم این آیتم 5 امتیاز دارد در واقع داریم می گوئیم همان مقدار تلاش نیاز دارد که یک  آیتم  5 امتیازی دیگر؟ 

شما می‌دانید که پرسش یک ابزار مربی گری خوب است به یاد بیاورید که هدف ما این است  که اعضای تیم را وادار کنیم که در مورد تخمین نسبی فکر کنند. توضیح اولیه در مورد اینکه استوری پوینت چیست می تواند ما را تا نقطه ای جلو بیاورد وقتی به کسی می گوئیم چه کار کند یا چطور فکر کند، می تواند موافقت کند یا به توصیه ما توجه نکند ولی وقتی  سوال می پرسیم افراد را به صورت فعالانه ای به مشارکت کردن دعوت می کنیم.

سوالات نسبی (Relative) روش  بسیار عالی ای برای مستحکم ساختن توضیحات قبلی درخصوص استوری پوینت هنگام تخمین زدن تیم است.

  • سومین کاری که می توانیم انجام دهیم که توصیف طبیعت نسبی استوری پوینت را مستحکم تر می سازد تکنیکی است که سه گوشه سازی Triangulating  شهرت دارد.

در این روش یک تخمین با 2 آیتم دیگر مقایسه می شود یکی بزرگتر و یکی کوچکتر. مثال:

در همان تیم یک آیتم را 5 امتیازی در نظر بگیرید. آیا این آیتم از آیتم دیگری که 8 امتیاز دادیم کوچکتر است و از آیتم دیگری که 2 یا 3 دادیم بزرگتر است؟

وقتی Triangulating انجام می دهیم، اعضای تیم به درک این موضوع می رسند که در حال مقایسه یک آیتم با دو آیتمی هستند که به تخمین مورد نظرشان نزدیک است و در نتیجه به صورت ناخودآگاه برای آنها انتخاب کردن یک تخمین ساده تر می شود. Triangulating یک راه عالی برای اطمینان از این است که میان تخمین ها ثبات و یکپارچگی حفظ می شود.

اگر همه اینها را انجام دادید و باز هم در تیم  شنیدید که 2 امتیاز یعنی 12 ساعت، کلافه نشوید و به مقایسه نسبی برگردید و مثلا بگوئید:

“2 امتیاز صحیح است، یعنی نزدیک به این آیتم ؟” و یک آیتم 2 امتیازی را بردارید و نشان دهید و بعد چیزی شبیه این می گوئیم که کمی از این یکی آیتم کوچکتر است و بعد ار همه افراد می پرسیم آیا هر دوی این مقایسه ها درست است؟

اگر به توافق رسیدند یعنی واقعا آیتم 2 امتیازی است حتی اگر شما با روش ایجاد اولیه آن موافق نبوده باشید. به عبارت دیگر وقتی با تیمی مواجه می شوید که امتیاز را به مقدار ثابتی از ساعت ارتباط می دهد سعی کنید فهم آنها را از استوری پوینت ریست کنید، مواردی که اینجا آموختید با آنها درمیان بگذارید. استوری پوینت مقدار انتزاعی نسبی از تلاش مورد نیاز جهت انجام یک کار است. این گام اول است و اگر تیم همچنان ارتباط میان امتیاز و ساعت برقرار می کند در جلسه تخمین زدن سوالات نسبی بپرسید.

Always ask relative questions

بپرسید: آیا این آیتم از آن آیتم بزرگتر است؟

بپرسید اگر هر دو در یک زمان استارت شوند، کدام زودتر تمام می شود؟

و در نهایت رویکرد تخمین نسبی را با استفاده ازروش Triangulating  مستحکم تر سازید.

  Triangulating:  مقایسه یک آیتم با یک آیتم کوچکتر ویک آیتم بزرگتر برای اطمینان از درستی امتیاز آن

 وقتی تیم‌اتان را از این فکر که امتیاز برابر با ساعت مشخصی است دور کنید، عدم توافق های کمتری در مورد سایز استوری ها خواهید دید چون افراد دیگرفکر نمی کنند چقدر طول می کشد تا من آن کار را انجام دهم  و در نتیجه آنها قادر خواهند بود که آیتم ها را سریعتر تخمین بزنند و برای افراد حتی اگر توانایی های مختلفی داشته باشند آسانتر خواهد بود که باهم کارها را تخمین بزنند.

اگر در حوزه تخمین همچنان مشکل داشتید این دوره آموزشی می تواند برای شما مفید باشد.

دوره آموزشی پیشنهادی

درباره اسد صفری

اسد صفری – مربی تحول چابک سازمان و تیم های نرم افزاری. مدارک حرفه ای: CSP - CSM - PSM - PSPO - CDA - Management 3.0 برخی تجربیات: رئیس دفتر تحول چابک شرکت داده ورزی سداد(بیشتر از ده تیم نرم افزاری) - مربی چابک شرکت رامند (تیم های موبایل و گیم سازی) - مدیر تولید نرم افزار SimplyDesk برای شرکت فرانسوی PCI - مربی مشاور شرکت های:خدمات انفورماتیک، ارکید فارمد، فراداده، الفبا برخی از سوابق مشاوره کوتاه مدت و تدریس : علی بابا، فناپ، تجارت الکترونیک پارسیان، بیمه سامان، مهندسین مشاور تجارت (بانک تجارت)، بیمه ایران، پارس آنلاین، شرکت رهنما، ورانگر، انتشارات پزشکی کوثر، فولا آلیاژی یزد، پارک علم فناوری کردستان و ... . عضو انجمن های بین المللی Agile Alliance - Scrum Alliance

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.